Je krijgt de opdracht van je baas om de zomer-bbq of de december party te regelen. Vanuit je actiegerichtheid en je “goed geregeld”-mentaliteit wil je het liefst direct aan de slag. Maar wacht even. Het loont vaak om eerst wat tijd te nemen. Denk na en maak een plan. Het verschil tussen een goed event en een fantastisch event zit in de details. Niet alleen in die van de planning, maar misschien nog meer in het afstemmen op je gasten.
Waarom afstemmen op je gasten het verschil maakt
Event planners zijn het erover eens: een evenement dat niet voor 100% aansluit bij de gasten is weggegooid geld en verspilde energie. Hier een plan van aanpak.
Stappenplan voor een geslaagd bedrijfsevent
Betrek je collega’s
Doe het niet alleen. Met een feestcommissie (of eventcommissie) maak je betere keuzes. Je creëert draagvlak en kunt de taken beter verdelen. Trek jij de kar alleen, check dan in elk geval met belangrijke incompany-influencers. Ieder bedrijf heeft, los van de managers, collega’s die wat socialer zijn dan de rest en niet kunnen wachten op het volgende feestje. Idealiter maak je de plannen met hen samen. Zijn ze te druk om af te spreken, vraag dan op zijn minst feedback via de mail.
Bepaal wat je wilt bereiken
Bedenk vooraf goed wat jullie als collega’s willen ervaren. Wat zouden de externe gasten moeten ervaren? Wat mogen ze als gevoel mee naar huis nemen? Dit kost wat tijd, maar zet alles in een duidelijk kader. Wordt er informatie gedeeld? Een mijlpaal gevierd? Of gaat het om een jaarlijks of maandelijks terugkerend event waar al veel verwachtingen aan hangen? Wellicht gaat het alleen om lekker eten en drinken. Misschien zijn er zelfs marketing- of pr-doelen aan het event verbonden.
Breng je gasten in kaart
Schrijf op wie er komen. Welke subgroepen kun je onderscheiden? Bijvoorbeeld: de afdeling marketing en sales met veel jonge vrouwen. De IT-afdeling met veel mannen tussen de 25 en 40 die van games houden. Klanten die geïnformeerd willen worden over de mogelijkheden van een cosmetische ingreep. Of, bij een operationeel bedrijf, het percentage uitvoerders dat zwaar werk verricht versus kantoorpersoneel.
Brainstorm over het programma
Brainstorm over het programma en de activaties. Zodra duidelijk is “wat” je wilt bereiken en “wie” er komen, komen leuke ideeën vanzelf op gang. Ook hierbij is het belangrijk je collega’s erbij te halen en te raadplegen.
Kies activiteiten die breed aanspreken
Kies voor goed uitvoerbare en luchtige items waarmee je minstens 80% van de gasten bereikt. Een voetbalspel voor de jongens van IT is voor hen leuk. Maar wellicht minder geschikt voor de dames van administratie.
Verplaats je in jullie klanten
Vraag ook de afdeling verkoop of marketing wat jullie voor de klanten kunnen doen, los van wat je voor collega’s organiseert. Zij kennen deze klanten persoonlijk en geven je het beste advies.
Maak een draaiboek
Maak een draaiboek met alle start- en eindtijden. Bedenk waar de mogelijke bottlenecks zitten. Zo kun je daar vooraf oplossingen voor vinden.
Houd rekening met praktische obstakels
Het zal niet de eerste keer zijn dat door een te lange speech van een directeur het eten verpietert, omdat er dan niet geserveerd mag worden. Ook iets simpels als het gebruik van de (enige) lift tijdens de opbouw kan al voor problemen zorgen. Denk aan een event waar verschillende leveranciers spullen komen lossen: catering, licht en geluid, een dj. De opbouw kan serieuze vertraging oplopen, puur door het wachten op een lift die maar niet komt. Gebruiken de medewerkers in dat pand de lift ook nog voor hun lunchpauze, dan is de vertraging nog groter.
Houd rekening met onvoorziene omstandigheden
Een draaiboek is fijn, maar in de praktijk loopt het vaak anders. Een artiest heeft vertraging. Een spreker meldt zich ziek. Een cateraar heeft meer tijd nodig om het eten te serveren. Houd hier rekening mee.
Kies bewezen eventpartners
Kies eventpartners die zich bewezen hebben in hun vak. Een goed event is de optelsom van veel details. Goede leveranciers in de eventbranche snappen dat. Een goede catering service die met je meedenkt scheelt een hoop gedoe. Denk aan een partij als Zing Good Food Catering, die je helpt het menu af te stemmen op je gasten in plaats van andersom. Een decorateur die snapt wat jullie zoeken vertaalt dit naar een sfeervolle ruimte. Een artiest die ervaring heeft om een grote groep betrokken te houden zorgt voor extra sjeu en extra mooie herinneringen. Betaal liever wat meer voor deze investeringen. Dan weet je dat het goed zit, in plaats van voor de goedkope opties te gaan.
Regel vervoer als er alcohol wordt geschonken
Als er alcohol wordt geschonken, denk dan aan vervoer voor de gasten naar huis. Je wilt niet dat je gasten met een slok op in hun auto stappen. Een taxi, Uber, of een minibus met chauffeur, bijvoorbeeld via rentautobus.com, maakt het verhaal en de ervaring rond. Zo komen je gasten veilig thuis.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd moet ik vooraf uittrekken voor het plannen van een bedrijfsevent?
Dat hangt af van de grootte van het event. Reken voor een gemiddelde zomer-bbq of december party op minstens zes tot acht weken. Zo houd je ruimte voor afstemming met collega’s, het regelen van leveranciers en onverwachte tegenslagen.
Evenementen rond bepaalde data vragen een langere lead time. Voor december-events zijn bij veel leveranciers de laatste donderdag voor Kerst, en vaak ook de donderdag daarvoor, al maanden van tevoren volgeboekt. De weken vlak voor en vlak na de zomervakantie zijn ook erg druk.
Wat als ik geen budget heb voor externe leveranciers?
Bij leveranciers geldt: investeer waar het de gastervaring het meest beïnvloedt, vaak is dat de catering, en bespaar op de rest. Er is vast wel een collega die dj wil spelen of de karaokeset wil bedienen. Een photobooth kan ook met een laag budget in-house geregeld worden, en simpele spelletjes hoeven geen geld te kosten als collega’s een handje helpen.
Wat als mijn collega’s zeggen te druk te zijn voor overleg in een eventcommissie?
Spreek ze dan aan op het gezamenlijke doel van jullie plan en vraag of ze dan minimaal op je mails willen reageren met feedback en ideeën.
Hoe voorkom ik dat een event te veel op één doelgroep is gericht?
Breng vooraf in kaart welke subgroepen er komen (zie hierboven). Kies activiteiten die breed aanspreken, niet activiteiten die op één groep gericht zijn. Een mix van programma-onderdelen werkt vaak beter dan één activiteit voor iedereen.
Is vervoer voor gasten echt nodig als er alcohol geschonken wordt?
Ja. Naast de veiligheid van je gasten zegt het ook iets over hoe je als bedrijf voor je mensen zorgt. Een geregelde taxi, Uber of minibus is een kleine investering die een groot verschil maakt.
